گزارش رسمی بلند

به گزارشی گفته می‌شود كه معمولاً بیش از سه صفحه بوده و تا ده­ها صفحه نیز ادامه می‌یابد. این گزارش بیشتر با موضوعات علمی، پژوهشی، فرهنگی، اجتماعی، فنّی و موارد مشابه پیوند دارد و به همین دلیل زمان تدوین آن طولانی­تر و معمولاً حاصل کار گروهی است. برای افزایش تـأثیرگذاری این نوع گزارش، بهتر است از افرادی ماهر و هنرمند استفاده کنیم که فنون نگارش را بشناسند و با اندیشه­هایی نوآور، هر روز بتوانند گزارش­هایی بهتر و کارسازتر از گذشته بسازند. «تیلور»، در جمله­ای بسیار معروف می­گوید: «برای انجام هر کاری، همواره یک راهکار بهتر وجود دارد». این جمله و مفهومی که در آن نهفته است می­تواند مبنای تفکُّری بلند و آینده­ساز باشد و سازمان­هایی که بتوانند این تفکُّر منطقی و ایده­آل را در ذهن کارکنان خود استوار گردانند قطعاً از تأثیر آن، بهره­های فراوانی خواهند بُرد.
یک گزارش رسمی مناسب می­تواند بازتاب بسیار خوب و شایسته­ای برای سازمان و تهیه­کنندگان آن به همراه داشته باشد و راه رسیدن به هدف را کوتاه­تر و هموارتر سازد.

تا سه صفحه تهیه می‌شود و موضوع آن، مسائل ساده­ی اداری است. گزارش‌ رسمی كوتاه دارای روشی یكنواخت و استاندارد نیست اگر چه در برخی از سازمان­ها، گزارش‌های توضیحی به ویژه گزارش‌های یك و دو صفحه‌ای به صورت فُرم درآمده و استاندارد شده است. در بعضی از گزارش‌های یكنواخت و استاندارد، نشانی از نوآوری و خلاقیّت نیست. بنابر این در اینجا از گزارشی سخن می‌گوییم که گزارشگر، با نوآوری و اندیشه­ای پویا آن را تدوین نموده است.
در این نوع گزارش‌ها توجه به نكات زیر ضروری است:

• گُزینش عنوان مناسب، به گونه­ای كه كاملاً گویای محتوای متن باشد
• پیش­گفتاری روان برای آماده­سازی ذهن مخاطب و ترغیب او به خواندن ادامه­ی مطلب
• بهره­گیری مطلوب از پاراگراف (بند) یا عناوین اصلی و فرعی برای طبقه‌بندی گزارش
• نتیجه­گیری و ارائه­ی پیشنهاد بهینه­سازی در پایان

گزارش‌های روزانه بیشتر در شرایطی مشكل نوشته می‌شوند و فرصت تفكُّر و نوآوری درباره­ی آنها كم است و اگر به دست افرادی مبتدی آماده گردند حاصل خوبی نخواهند داشت. برای تدوین این گزارش­ها، بهتر است کار را به کاردان بسپاریم زیرا ممکن است این گزارش­ها به سطوح بالاتر نیز فرستاده شوند.